海外向けの見積書を作るためにおさえておくべき16のポイント

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輸出ビジネスをスムーズに進めるためには、まず早い段階できちんと取引の条件提示をすることが必要となります。海外取引では、売り主と買い主の立場は同等と考えられていますが、基本的には商品が供給されて初めて買い主が利益を得ることができるため、実は売り主の方がちょっと強気な場合が多いのです。

そこで、売り主(輸出者)は買い主(輸入者)に対して商品を販売する意思があることを明確にし、この条件だったら販売しても良いという条件を提示するために見積書を作成します。但し、提示した見積書の諸条件を買い主が100%受け入れてくれることはまず有り得ませんので、最初に提示した見積書に基づいて価格や取引条件、最低発注数量等の交渉がスタートするのです。つまり、最初から交渉の余地が殆どない、譲歩できない見積書を作成することは絶対に避けるべきであり、最初から交渉ありきで、交渉を楽しむつもりで見積書の作成に臨みましょう。

また、海外では買い主によっては交渉の手段として、到底無理な条件を要求してくる場合もあります。「Yes」はイエス、「No」はノーとハッキリ意思表示することが大切です。どうしても諸条件が折り合わない場合は、「売らない」という選択肢があることも心に留めておきましょう。

海外向けの見積書でおさえるべき16のポイント

見積書の書式は会社により異なり、特に決まりはありません。但し、今後の交渉をスムーズに進めるためにも以下の内容は最低限記載しておきましょう。

こちらの見積書サンプルをご覧になりながら16のポイントをご確認ください。
見積書のサンプル

① 会社のロゴ&会社情報
海外取引で使用する全ての書類には必ず自社のロゴが入ったレターヘッドを使用しましょう。会社のロゴ付近に会社情報(社名、住所、連絡先等)が記載されているのが一般的です。

② 買い主の情報
見積を出す相手先(買い主)の情報を記載します。担当者の名前が分かっている場合は、Attn: Mr. 〇〇〇 とします。

③ Quotation No.:見積書番号
見積書に番号を付けておくことで管理がしやすくなります。交渉が進むにつれ、何度が再見積をする可能性があるので、再見積の度にXXX-01、XXX-02、XXX-03と枝番を付け、どれが最新の見積書か分かるようにしておくと便利です。

④ Item No.:品番
買い主より引合いがあった商品と相違ないよう、必ず品番を記載しましょう。
商品詳細よりも品番で管理する方が確実です。

⑤ Description:商品詳細
商品名称を含め、可能な限り細かく内容を記載します。

⑥ Quantity:数量
見積書を作成する前に、買い主より事前におおよその発注数量を確認します。万一、買い主より発注数量の提示がない場合は、最低発注数量(=MOQ)でのオーダーを想定して見積書を作成します。買い主がMOQよりも少ない数量を要望し、売り主が要望を受け入れる場合、再見積の際に単価をアップすることもできます。
たとえ提示した貿易取引条件がEX-Worksであったとしても、代金決済時には決して安くない銀行手数料や梱包・書類作成に掛かる諸費用が発生しますので、必ず最低発注数量もしくは最低発注金額を見積書に記載します。

⑦ 単価/合計金額
価格を提示する際は、必ず通貨を明記します。
為替変動リスクや外貨両替にかかる銀行手数料等を考慮すれば、輸出者にとって一番条件が良いのは円建て(JPY = Japanese Yen)です。欧米諸国との取引では日本円での決済を嫌がられるケースが多いのですが、東南アジア諸国では比較的日本円が受入れられています。一般的には基軸通貨である米ドル建てが多いですが、まずは日本円で見積書を提示してみましょう。
ちなみに、ユーロ圏ではカンマ(,)とピリオド(.)が逆になります。例えば、私達がEuro1,500.00と表記するのに対し、ヨーロッパではEuro1.500,00と表記するのが一般的です。ちょっと違和感がありますが、覚えておいて損はないと思います。

⑧ Trade Terms: 貿易取引条件
見積書において、貿易取引条件(Ex-Works、 FOB、CFR、CIF等)は価格と共にとても重要なポイントです。貿易取引条件の解釈の相違によるトラブルを回避するために、インコタームズにて輸出者と輸入者間の貨物の引渡しに関するリスク移転の分岐点や費用(国際輸送の手配や運賃・保険の支払い等)の負担区分が定義されています。提示した見積価格が、工場での引渡し価格なのか、輸入者が指定する港までの輸送費を含んでいるのか、もしくは輸送費や保険料を含んでいるのか、どの時点でリスクが輸出者⇒輸入者に移転するのか等を明確にする重要な取引条件ですので、必ず記載して下さい。
貨物の物理的なリスク移転や輸送費の変動リスク等を考慮すると、輸出者にとって一番手離れが良く、価格が安定するのはEx-Works(工場渡し条件)です。国際輸送の手配に不慣れな輸出ビジネス初心者は、当面の間Ex-Worksでの取引条件を前提に輸入者との交渉を進めることをお勧めします。

⑨ Origin of Goods:原産国
受注した商品の原産国が異なると大きなトラブルになるので、原産国はしっかり明記しておきましょう。

⑩ Insurance:保険
売り主と買い主のどちらが保険を手配するかを明記します。Ex-WorksやFOB、CFRの場合は、To be covered by Buyer (買い主が付保する)が一般的ですが、CIF(運賃・保険込み価格)の場合であってもどちらが付保の手配をするのか、きちんと明確にしておきます。

⑪ Payment:支払条件
見積書の中で、価格、貿易取引条件に次いで重要なポイントが支払条件です。輸出する側の本音を言えば、貨物出荷前に商品代金を全額回収したい‼ ところが、輸入する側からすると全額前払いは100%リスクを負うことになります。サンプル発注のような少額取引の場合はT/T送金(電信送金)による100%前払いを条件としても問題ありませんが、大量発注の取引において100%前払いの条件提示は非常識と捉えられる可能性もあります。

そこで次のように支払方法の選択肢を提示すると良いでしょう。
1.取消不能信用状(「at sight=一覧払い」にしておくと代金回収が早くできる)
2.T/T送金により受注後〇日以内に頭金〇〇%、貨物出荷後〇日以内に残金〇〇%

⑫ Delivery Time: 納期
通常、信用状受領後〇〇日以内、もしくはT/T送金による頭金受領後〇〇日以内と記載します。何らかの代金支払いの確約を受けてから部材調達や生産を開始することが前提ですので、納期はあくまでも信用状や頭金を受領した日から起算する方が安心です。
売買契約書等で納期に関する条項が設けられて場合は、納期の遅延によりペナルティが発生する可能性もありますので、納期は余裕のある日数を提示することをお勧めします。

⑬ Shipment(輸送方法)
To ○○ として、貨物の目的地を記載します。通常○○ Portもしくは、〇〇 Airportと記載します。また、by sea(船便)なのかby air(航空便)なのか明記しておきます。貿易取引条件がEx-WorksやFOBの場合はあまり関係ないですが、CFRやCIFの場合は見積価格に目的地までの運賃を含みますので、目的地や輸送手段(船便か航空便か)により大きな差が生じます。必ず詳細を記載して下さい。

⑭ Packing:梱包方法
Carton Box(段ボール箱)、wooden box(木箱)、palletized(パレット積み)など、貨物の梱包形状を記載します。トラブルを回避するためにも、長期間に渡る国際輸送に耐えうる頑丈な梱包方法を採用して下さい。

⑮ Validity of Quotation: 見積書の有効期限
必ず見積有効期限を明記しておきましょう。期限を設けていないと、数年後に同条件での取引を求められても対応できない場合があります。トラブルを回避するためにも、また相手方の発注の決断を促すためにも、1~3ヶ月以内で見積期限を切ることが望ましいです。

⑯ Other Condition:その他条件
その他に特記すべき条件があれば、ここに記載します。
既にサンプルを発送している場合は、「製品仕様は提出したサンプルの通り」と記載しておけば、仕様に関するトラブルを回避できます。

筆者からのアドバイス

見積書は、売り主から買い主への条件提示(オファー)ですので、売り主が希望する条件を明確にすることができます。但し、最初に提示した条件より条件が良くなることはまず有り得ませんので、相手方に対して譲歩できる最低ラインの条件を事前に想定しつつ、交渉の余地を持たせて条件を設定しましょう。最終合意に辿り着くまでに2度、3度、再見積を依頼される場合もありますが、交渉プロセスを楽しみながら良い結果につなげて行って下さい。

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