海外へサンプル品を発送するときに注意すべき5つのポイント

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海外の販路開拓をはじめると、まず販売店候補に自社の商品を評価してもらう必要があります。そしてサンプル(見本品)の発送することになります。海外の販売店へサンプルを発送するときに、手続きに不備があると荷物が届かなくなり、相手に迷惑をかけしまいます。当然、遅れが生じればビジネスを始める前に相手からの信頼を失うことにもなります。今回は、そのような事態にならないよう、はじめて海外へサンプル品を発送する方のために、注意すべき5つのポイントについて解説をします。

海外へサンプル品を発送するときに注意すべき5つのポイント

ポイント1.海外発送は厳重な梱包をする

海外発送で最も多いトラブルが破損です。輸送中に落下、箱に突起物が突き刺さる、箱が濡れる、などによって中の商品が破損することがあります。発送先の国や地域によりますが、国内の運送会社では考えられないような確率で破損がおきると思っておいたほうがいいくらいです。特に発展途上国では確率が高くなります。
海外発送する場合は、丈夫な梱包素材を使い、段ボールを2重にするのも効果的です。そして、十分に緩衝材を入れるようにしましょう。できれば海外発送用の段ボールを使うことをおすすめします。
くれぐれも普段、国内の宅急便レベルの梱包で海外発送しないようにしましょう。

ポイント2.海外発送時には保険をかける

海外への輸送の際に、発送したに荷物が破損した場合に備えて、損害保険をかけるようにしましょう。保険は運送会社で入ることができます。税関申告する金額によって保険料が変わってきます。ただし、サンプル品として価格を抑えた金額を申告していると、申告額までしか保険料が支払われませんので注意しましょう。

ポイント3.海外発送では必ず荷物をトラッキング(追跡)する

海外へ荷物を発送したら、必ず荷物をトラッキングすることをおすすめします。国際宅急便の会社は、メールアドレスを登録すれば随時、輸送のステータスをお知らせしてくれます。この登録は自分だけでなく、サンプルを受け取る荷受人の担当者のメールアドレスも登録しましょう。このようにすれば、お互い同時に荷物のステータスを確認することができます。発送先の税関で止まってしまった場合にも素早く対応することができるようになります。また、情報の共有によって相手から信頼を得ることもできます。

ポイント4.海外発送する前に受取人に輸入規制の対象になっていないか確認する

海外へサンプル品を発送する場合、どんなものであっても必ず現地の受取人に輸入規制の対象になっていないか事前に確認をしておきましょう。私自身も苦い経験があります。ある資材をベトナムへ発送したところ、その資材が輸入規制の対象であることがわかりました。ベトナムの科学技術省への手続きが必要だったのです。この手続きに1カ月以上もの時間がかかり、今度は国際宅急便会社から倉庫代を請求されてしまいました。事前にしっかり確認をしていないと、このようにビジネスが遅れ、追加でお金がかかってしまいます。

ちなみに、このケースでは、事前にベトナム側へ確認をしていたにも関わらず、受取人がしっかり調べていなかったために起きてしまいました。

ポイント5.サンプルを海外発送する前に輸出書類を受取人に確認してもらう

海外へサンプルを発送する場合、必ず輸出書類のInvoiceとPacking Listのドラフトを作成し、事前に受取人に確認してもらいましょう。これは前述した輸入規制の確認ということもありますが、それだけではありません。
この5つを確認してもらいます。

1. 受取人の名前と住所
2. サンプル品の個数
3. サンプル品名とその記述
4. サンプル品の申告金額
5. 国際宅急便の会社

受取人の名前と住所、サンプルの個数については誰でも確認すると思います。ここで、盲点になりがちなのがサンプル品の記述と申告金額の確認です。サンプル品の名前や、記述の方法によって、本来輸入規制の対象外の商品であるにも関わらず、税関が輸入規制の対象と判断してしまうことがあるからです。

私も以前、ある工業製品に使う道具をフランスから取り寄せました。これは緊急を要するものでした。しかし、発送人が水を吸入する道具をSyringeと申告してしまいました。直訳すると注射器という意味です。税関はその記述をみて、医療機器に該当するので輸入ライセンスの提示を求められました。結果的にその道具のカタログを提示することによって受け取ることができました。しかしこれによって1週間の遅れが生じることになってしまいました。

まとめ

海外へサンプルを発送するときに、この5つのポイントに注意していただければトラブルはかなり防げるはずです。今回は現地での受け取りや輸送について解説しましたが、輸出規制の対象になる商品もあります。これについても事前に確認しておくようにしましょう。

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